要想職場效率高，掌握一些技巧肯定是不能(néng)少的，對(duì)于同一份工作，别人用10分鍾完成(chéng)了，而你用了一個小時依然沒(méi)有搞完，那麼(me)别人可以比你享受更多的空閑時刻，而你在繁忙中把一天的時間給過(guò)完了，但是你發(fā)現自己看似很匆忙，但是好(hǎo)像并沒(méi)有做成(chéng)多少事(shì)情，長(cháng)時間下來，可能(néng)還(hái)會(huì)因爲你的效率不夠高，還(hái)可能(néng)長(cháng)期受不到領導的重視，甚至面(miàn)臨炒鱿魚的風險。我想給大家介紹下在職場中如何有效地提高自己的效率。
時間管理：規劃好(hǎo)你的工作時間
爲什麼(me)有些人工作更快速，做事(shì)情看起(qǐ)來有條不紊，那是因爲他們更懂得在合适的時間裡(lǐ)去做合适的事(shì)，很多人在工作的時候但是卻不知道(dào)自己在忙些什麼(me)，不知道(dào)該在什麼(me)時候去做什麼(me)事(shì)情，所以懂得時間管理就成(chéng)了職場工作中一項非常重要的一項技能(néng)，他能(néng)夠讓你知道(dào)在什麼(me)時間去處理什麼(me)事(shì)情。
目前時間管理有很多的工具可以輔助，不過(guò)我比較喜歡使用滴答清單和微軟to do，滴答清單在設計方面(miàn)比較科學(xué)，并且穩定性比較好(hǎo)，支持各個平台，我們可以在電腦、手機、微信中同步進(jìn)行時間管理。這(zhè)也是在時間管理軟件中極少數支持微信服務的。通過(guò)滴答清單的服務号，可以在微信中創建任務，接受任務提醒。微軟to do是微軟的産品，界面(miàn)設計得非常的簡潔，使用起(qǐ)來完全免費，隻需要使用微軟賬号就可以進(jìn)行全平台的同步，和windows操作系統也有著(zhe)最好(hǎo)的兼容性。
除了使用這(zhè)些輔助進(jìn)行時間管理的工具，還(hái)需要培養一些習慣。比如每天早上起(qǐ)來用十分鍾的時間給自己籌劃自己一天中要做的事(shì)情，不要小看這(zhè)十分鍾，可以讓你一天的工作過(guò)程中更加有計劃，我們把時間歸爲兩(liǎng)類，一類是計劃中事(shì)件，一類是計劃外事(shì)件。我們早上所做的規劃主要是計劃中事(shì)件，比如老闆安排今天要做的事(shì)，昨天未完成(chéng)的需要今天來處理的事(shì)項。把這(zhè)些原本安排好(hǎo)的事(shì)項，用清單視覺化呈現出來，不要以爲在大腦中有到時候一定就會(huì)想起(qǐ)來，有時候大腦是不可信的，及時地記錄下來并安排到自己的事(shì)務清單中。整個處理過(guò)程可以用下圖形象地表示：
在建立任務清單的時候爲了能(néng)夠區分事(shì)情的緊急性和重要性，可以使用四象限法則。可以根據内容分爲四個等級：重要緊急、重要不緊急、不重要緊急和不重要不緊急的。
我們最首先處理的事(shì)情是A象限裡(lǐ)的事(shì)情，這(zhè)種(zhǒng)事(shì)情非常的重要并且需要及時地處理，比如老闆讓你立即處理一個合同文件然後(hòu)20分鍾之後(hòu)交過(guò)來，這(zhè)種(zhǒng)事(shì)情需要及時去做，耽誤不得。我們首先處理緊急事(shì)件，當我們把緊急事(shì)件處理完之後(hòu)再考慮處理非緊急事(shì)件，對(duì)于D象限的事(shì)項既不緊急也不重要，這(zhè)些事(shì)情可以在我們沒(méi)有其他的事(shì)情需要處理的時候去做，這(zhè)類事(shì)情比如今天閱讀半個小時，這(zhè)個事(shì)情并不是緊急的，可以當我們比較閑的時候去做。
知識管理：打造屬于自己的内容庫
在我們工作和學(xué)習中，每天會(huì)充斥著(zhe)各種(zhǒng)各樣(yàng)的信息，比如上司說的一些重要的話，客戶給你發(fā)送的一些重要文件，當你看一些内容的時候有了一些重要的收獲需要記錄下來，這(zhè)些内容很多都(dōu)可能(néng)需要再次使用，需要我們把他們收藏起(qǐ)來，當下次需要的時候能(néng)夠快速調用出來。
在工作中我們需要建立兩(liǎng)個系統：
筆記系統（你的第二大腦）文件系統（你的大型文件櫃）
打造筆記系統
我們的大腦不可能(néng)把所有的事(shì)情都(dōu)記憶下來，因爲随時都(dōu)可能(néng)忘記，并且向(xiàng)大腦中填充大量的内容，對(duì)大腦也是一種(zhǒng)負擔。在工作中，大腦應該盡可能(néng)地去做思考性的工作，而不是記憶性的工作，對(duì)于記憶工作，我們可以借助一些工具來幫助我們完成(chéng)，比如印象筆記、OneNote、有道(dào)雲筆記、mybase。我們在工作中將(jiāng)所有有用的信息存儲到我們的筆記系統，以方便我們需要的時候能(néng)夠随時地調用。
在記錄的時候我們做好(hǎo)的合理的分類，這(zhè)樣(yàng)有助于我們進(jìn)行複盤和下一次尋找。另外還(hái)要能(néng)夠善用搜索功能(néng)，有時候我們無法确定确切的分類，那麼(me)搜索功能(néng)就可以幫助我們，我們可以記住筆記的标題，或者筆記内容裡(lǐ)面(miàn)的一部分，利用已知的“殘缺”内容去搜索完整的筆記内容。
像印象筆記還(hái)支持更高級的搜索功能(néng)，比如搜索附件中office文檔中的文字，筆記圖片上的文字，利用搜索功能(néng)可以幫助我們快速鎖定我們要使用的内容。
當然筆記系統的建立并不是一直向(xiàng)這(zhè)個内容體系收集知識，還(hái)需要不斷地複盤和整理，“剔除”一些無用功的内容，保留有二次價值的内容，對(duì)于這(zhè)個有二次價值的内容，需要進(jìn)一步回顧和複習，形成(chéng)知識的内化。
打造文件系統
文件系統就是對(duì)有用的文件進(jìn)行統一的管理，比如我們收集的客戶資料，領導給我下發(fā)的重要的培訓文件，我們在社交軟件中接收到的一些重要的資料，需要進(jìn)行統一的管理。雖然上面(miàn)的筆記軟件也可以通過(guò)添加附件的方式來存儲文件，但是文件遷移起(qǐ)來比較麻煩。我們可以在自己的本地硬盤上開(kāi)辟一部分空間，建立一個文件夾，在這(zhè)個文件夾中創建子文件夾，這(zhè)些子文件夾可以根據時間進(jìn)行分類，也可以根據文件類型進(jìn)行分類，我比較喜歡以時間命名一級文件夾，以類型命名二級文件夾，當我們收到文件的時候及時整理到對(duì)應的文件夾中。
【我的文件體系】--2020-01------圖片------視頻------重要文檔------培訓資料--2020-02------圖片------視頻------重要文檔------培訓資料--2020-03
内容的搜索
雖然這(zhè)樣(yàng)的分類體系很清晰，但是如果時間長(cháng)了你可能(néng)仍然不清楚放到那個文件夾了，這(zhè)個時候可以借助一些小工具幫助我們進(jìn)行搜索，比如everything、utools，可以幫助我們快速定位到我們想要尋找的文件。
在收集的時候養成(chéng)好(hǎo)的習慣
在收集到我們的文件體系的時候，文件名一定要命名完整，寫出完整的标題，備注，這(zhè)樣(yàng)方便我們以後(hòu)進(jìn)行搜索和尋找，如果我們很多都(dōu)命名爲“新建文件.docx”,及時存儲了很多有用的内容，我們也很難再次找到。“如何提高職場效率-XXX會(huì)議培訓資料-主講：XXX”這(zhè)樣(yàng)的命名方式有助于我們進(jìn)一步找到。
打造全平台同步的文件體系
如果你想在家裡(lǐ)的電腦和公司的電腦能(néng)夠同步管理這(zhè)些文件，那麼(me)你需要借助一些同步盤工具，同步盤的好(hǎo)處是，這(zhè)些文件會(huì)被(bèi)雲端備份，并且可以多設備進(jìn)行同步和管理，當文件夾中内容發(fā)生替換或者相應改變的時候，雲端和其他的設備也會(huì)發(fā)生同樣(yàng)的變化。這(zhè)類工具目前比較好(hǎo)用的有堅果雲、Onedrive。我們在家裡(lǐ)的電腦設置好(hǎo)同步文件夾，我們在家裡(lǐ)處理的文檔放在同步文件夾中，當我們到公司的時候，我們在同步文件夾中打開(kāi)這(zhè)個文件可以在這(zhè)個基礎上進(jìn)行編輯，實現多設備協同。
